Não manter uma organização contábil adequada é o mesmo que se perder nos processos de gerenciamento e direcionar a empresa para a falência.
Embora seja uma atividade burocrática e nem todos os pequenos empresários e gestores de negócios gostem de realizá-la, é muito importante prestar atenção na contabilidade de todos os setores.
Confira 10 dicas de contabilidade e como manter a empresa organizada, evitando problemas comuns que surgem devido a algum descuido.
Dicas de Contabilidade
1. Contrate um escritório de contabilidade
Não adianta tentar fugir dessa premissa se você não entende de contabilidade. Entender um pouco não é suficiente.
Um profissional com formação na área, além de realizar as tarefas rotineiras da contabilidade, poderá orientá-lo para possíveis equívocos na gestão contábil.
2. Separe as contas da empresa das contas pessoais
Não é à toa que quando uma empresa é aberta ela é chamada de pessoa jurídica. Isso quer dizer que a partir de agora existe uma pessoa física com seus compromissos financeiros e uma pessoa jurídica que também possui compromissos financeiros.
Por isso, é importante separar as contas para evitar que uma utilize recursos da outra sem saber exatamente para onde foi o dinheiro.
3. Diga não à procrastinação
Sempre que uma fatura for paga ou uma conta for recebida, deve-se ser imediatamente dirigida para a contabilidade realizar o cálculo.
Jogar os extratos e os recebíveis num canto pode significar o extravio desses documentos importantes na hora de fechar a contabilidade. Não deixe nada para depois.
4. Colabore com o contabilista
Isso significa ser proativo e não esperar um telefonema do escritório para solicitar a documentação e as notas para elaborar a contabilidade.
Repasse todas as informações e documentação necessárias antes de acabar o mês para que tudo fique dentro da normalidade.
Uma contabilidade atrasada poderá comprometer o pagamento de impostos e, consequentemente, gerar multas e outras penalidades para empresa.
5. Faça análises periódicas
É preciso analisar a contabilidade ao menos uma vez ao mês.
Essa atitude possibilita a correção de uma curva, caso seja detectada a tempo.
6. Não utilize recursos sem os devidos lançamentos
Caso precise utilizar algum recurso financeiro do caixa da empresa, deve informar essa retirada para a contabilidade e descontar do pró-labore no final do mês.
Dessa forma, evita furos e mal-entendidos na hora de analisar a gestão contábil.
Considere essa retirada como um empréstimo e faça isso apenas em último caso.
7. Mantenha os documentos da empresa
Apesar do escritório de contabilidade precisar utilizar todos os documentos da empresa para efetuar os lançamentos, eles devem ser mantidos em arquivos no escritório da própria empresa.
Isso vale para todos os contratos, notas fiscais, extratos bancários e tudo o que se refere à contabilidade da empresa.
8. Quanto mais simples melhor
A simplicidade é uma grande aliada da contabilidade.
Nem sempre é necessário fazer uma análise copiosa de item por item, mas é preciso uma compreensão global da saída e entrada de recursos financeiros na empresa. A gestão de produtos e cálculos relativos ao faturamento e lucro de cada um já mostrarão outros detalhes.
9. Utilize serviços automatizados
Isso vale para pagamento de salários para funcionários, geração de boletos e recebimento de faturas.
Essa automatização facilita a comunicação entre a empresa e o escritório de contabilidade, além de agilizar todo o processo de gestão contábil.
10. Utilize um software de gestão e procure utilizar serviços online
Um programa para lançar todos os dados do dia a dia da empresa ajuda a acelerar o processo contábil.
Com essas informações, é possível repassar os dados online para o escritório de contabilidade. Busque a simplicidade e a segurança na hora de realizar a gestão contábil da sua empresa.
Fonte: Jornal Contábil